尽管有无数服务试图扼杀它，电子邮件不会消失——尽管它有很多缺陷和不良做法，但它仍然是我们拥有的最好的系统。但是，除非你有一个完全创新的想法，将永远彻底改变我们的沟通方式，否则你可以做两件事来让电子邮件对每个人来说不那么糟糕。
首先，问问自己是否真的需要发送这封电子邮件。数字通信最糟糕的事情之一是它是一个相当拥挤的渠道，所以最好的电子邮件有时是你没有发送的。 内置的优先级系统几乎没有，而且基于人工智能的尝试并不总是可靠的——来自你老板的重要邮件很容易和你的表兄弟的疯狂抱怨以及你上次打车的收据在同一个收件箱里。
但是，如果你决定别无选择，那么写出更好、更有思想的消息可以帮助让电子邮件对每个人都更好。这就是我们帮助你的地方。
掌握格式
电子邮件自20世纪70年代以来就已存在，因此在这段时间里已经形成了一些非常成熟的惯例。正确掌握它们是写一封好邮件的第一步。
一切都从主题行开始。它不应该像“问题”或“星期二？”那样模糊。相反，写一个单行的电子邮件摘要，准确地描述你的消息的主题。
一个好的主题行是“关于你那篇关于烂照片的文章的问题”或“下周二咖啡时间有空吗？”。清晰的主题意味着收件人可以在浏览收件箱时看到邮件的内容。这将帮助他们评估其重要性，并清楚这不是另一份要被遗忘的Groupon优惠。
介绍和主题一样重要，因为你希望收件人能一直读下去。但别担心——这并不难做到。你最好的两个选择是“嗨 [收件人姓名]”或简单地“[收件人姓名]”。你也可以用“亲爱的 [收件人姓名]”，但它有点老派。在里面加上他们的名字可以向收件人保证，这是一条直接发给他们的信息，而不是某人复制粘贴并发给很多人的随机邮件。
一个关键的细节，尽管——确保你通过反复检查拼写错误来正确地写出他们的名字。另外，宁愿过于正式——最好称呼某人蒙哥马利博士，即使他们对“查尔斯”没意见，也不要以“嘿，查克”开头冒犯他们。人们对如何称呼他们很敏感。如果他们回复邮件的签名使用了更随意的名字，你可以在后续邮件中考虑。
电子邮件的主体是你实际写信息的地方。我们稍后会详细讨论。
最后，人们通常会过度思考电子邮件的署名。你不需要纠结于“谢谢”、“最好”、“敬礼”和“诚挚”之间的区别。选择一个你认为适合你个性的，然后就用它。
掌握语气
掌握了格式之后，就可以开始关注你的信息了。
你写邮件的对象以及你与他们的关系决定了一切。你绝对不应该用同样的方式写邮件给你的亲密朋友、你的老板和你想要面试的人——每个人都需要不同的语气。
在写作之前，简要考虑一下你要写邮件的对象以及他们可能对你有什么期望。你可以随意对你的朋友和家人使用俚语，但在与同事沟通时最好避免。如果你写邮件给你关系亲密的同事，你就有更多的自由度，可以使用俚语，但要小心——如果邮件的主题有些正式，或者你认为将来可能会把这封邮件给别人看，尽量保持正式。运用你的判断力，不要在邮件中说任何你不敢当面说的话——或者不希望在法庭上被大声朗读的话。
另外，对幽默要非常小心。电子邮件很难传达语气，表情符号是糟糕的替代品。除非收件人与你关系亲密并了解你的幽默感，否则不要开任何模糊或尖刻的玩笑，或者可能被误读的陈述。让你的老板笑一下和你让他们启动纪律处分程序之间有一条非常薄的界线——你不想站在错误的一边。
长度适中——但不要过长
长邮件很糟糕。这是事实。没有人想花一个小时去阅读一段又一段本来可以几句话就说完的内容。另一方面，有些人把简洁邮件的想法做得有点过头。回复每封邮件不超过五句话的说法听起来不错，但并不实用，因为这种简洁的程度往往会让人听起来很不礼貌。
总的来说，电子邮件应该尽可能简洁，但又不遗漏任何内容。作为一个自由撰稿人，我发送了很多提案，收到的拒绝也几乎一样多。最好的拒绝邮件是这样的：“不适合我们，抱歉。祝你找到其他地方。”
是的，它们非常简短，但它们说了一切需要说的话，并且还花时间留下积极的结尾。在长度方面，写一行而不是半行在阅读时间上差别不大，但在给收件人的感受方面却有巨大的不同。
一次一封邮件，一个主题
限制电子邮件只涉及一个主题是个好主意。如果你想安排会议、对某事提供反馈，同时还要向收件人索要费用报告，那么最好发送两到三封独立的邮件。
大多数人想要的电子邮件收件箱搜索功能并不那么好用，因此重要的信息很容易混淆或被埋没。你的收件人不必记住重要会议的日期是在一封关于不相关项目的长邮件的结尾的一行中提到的。即使他们扫描收件箱寻找它，他们也很可能跳过它实际所在的邮件。
重读并编辑。然后再次重读。
所有优秀写作的秘诀都在于编辑——电子邮件也是如此。我并不是建议你花几个小时为给朋友的简单便条写多份草稿，但你至少应该在发送前将你写的每封电子邮件重读两次。
先读一遍，进行必要的编辑，完成后再读一遍，看看最终版本是什么样子。进行修改，直到你满意为止。如果需要，大声朗读你的电子邮件，这样你就会被迫仔细查看每个单词，而不是简单地浏览它们。
以下是你需要注意的一些事项
- 拼写错误和语法错误，尤其是在开头以及任何提及收件人姓名的地方。你可以使用Grammarly等工具来帮助识别它们。
- 如果你已经给别人发过邮件，并且正在复制粘贴正文，请务必更新收件人姓名、日期和电话号码等详细信息。
- 不要只发送一段文字。在你提出的每个观点之间应该有段落分隔。
- 不要重复自己或说得比你需要的长。
- 太!多!感!叹!号!多少算太多还在争论中。休闲邮件每几行可以有一个，但给会计的邮件可能一个都没有。
- 陈词滥调。像新冠病毒一样避开它们。
- 确保语气一致且合适。
- 请记住附上你声称要附上的东西。一些电子邮件客户端，例如Gmail，会帮助你——如果你说“附上”但实际上没有附上，它们会提示你。
- “收件人”字段用于需要回复的人。“抄送”字段用于需要知情的人。
其他技巧和窍门
写一封好的电子邮件，就像很多事情一样，更多的是要避免问题，而不是做任何戏剧性的、有创意的、灵光一闪的事情。如果你的语气恰当，正文简洁，并且你没有犯任何荒谬的错误或冒犯收件人，那么你就写了一封好邮件。
发送后，只需要等待一个及时的、希望是积极的回复。但请记住一点——邮件会丢失。经常会丢失。如果你没有收到收件人的回复，在一天或两天后跟进是可以的，这取决于你消息的紧急程度。请记住，人们也有自己的生活，所以不要对此过于强硬。
如果你担心你会忘记跟进，你的电子邮件客户端可能有一个“提醒”或“提示”功能，值得使用。将其设置为你可以等待回复的最长时间，之后它会询问你是否要跟进。
