如果你想参与 21 世纪的生活，邮件是无法轻易摆脱的。但你肯定不想花太多时间管理收件箱——有很多更好、更 刺激的方式 来消磨时间。
如果你稍微深入了解一下你的电子邮件应用程序，你会发现它有很多功能可以优化你的工作流程，这样你就可以花更少的时间发送和接收邮件，而花更多的时间享受生活。
其中一些功能可能并非在所有电子邮件应用程序中都可用，但大多数都可用——尽管名称和路径可能不同。我们为每项功能都包含了一个示例，以确保你能找到新东西。
1. 邮件模板
如果你经常发送某封特定的邮件（例如“感谢你的工作申请”或“抱歉我今天早上开会迟到了”），只需为其设置一个模板。这样，你就可以加载它并根据需要进行修改（姓名、具体事件等），而无需每次都从头开始。
Gmail 具有此功能，并且易于使用，但你必须先启用它。为此，请点击收件箱右上角的齿轮图标，然后转到设置，再转到高级。在列表中向下滚动以找到模板，它默认是禁用的。点击启用，滚动到菜单底部，然后点击保存更改。Gmail 标签页将刷新，以便你可以使用该工具。
撰写电子邮件时，可以通过点击消息右下角的三个点并选择模板来创建模板。如果你正在撰写一封希望重复使用的邮件，请选择将草稿另存为模板，以便以后可以使用。准备好后，点击草稿右下角三个点后面的插入模板列表，选择一个你已保存的相关模板来加载。
2. 自动回复
大多数电子邮件应用程序都带有一种“外出办公”的自动回复功能，可以在你度假时设置。但此功能还有其他很酷的用途。也许你正在更换新的电子邮件地址、退休，或者在外面信号不好的地方度过一天。此工具可以在任何你需要暂停收件箱时使用，或一次性自动向多人发送相同的消息。
macOS 上的 Apple Mail 处理得很好：转到邮件、偏好设置、规则，然后添加规则即可开始。首先，你需要设置触发自动回复的标准。它可以是任何内容——从仅接收任何消息，到仅接收特定发件人的消息，或标题包含某些词的消息。最后，选择回复邮件作为结果操作，并撰写你的文本。
3. 合并收件箱
大多数电子邮件应用程序都可以一次管理多个电子邮件地址，这意味着你无需在应用程序（甚至计算机）之间切换来查看你的消息。最棒的是添加新的电子邮件帐户通常非常简单。
Windows 10 自带的“邮件”应用程序可以做到这一点——只需点击齿轮图标（左下角），转到管理帐户，然后添加帐户即可添加新的电子邮件帐户。
4. 邮件别名
许多电子邮件提供商现在允许你设置电子邮件别名——可以通过你的主帐户管理的备用电子邮件地址。你可以专门为电子邮件新闻通讯设置一个别名来保护你的隐私，或者只让你的家人知道一个别名。
这很有用，因为这意味着你可以更有效地过滤消息——发送到你“新闻通讯”地址的电子邮件可以自动移动到专用文件夹，这样它们就不会堵塞你的主收件箱，例如，而发送到你“家庭”地址的电子邮件可以自动加星标并赋予更高的优先级（或不）。
如果你在网上使用 iCloud，可以通过点击齿轮图标（左下角），然后选择偏好设置和帐户来管理你的电子邮件别名。Apple 允许每个 iCloud 地址最多拥有三个别名。
5. 归档邮件
在消息进入时进行过滤是减少你查看电子邮件时间的最有效方法之一。最有效的过滤器之一是自动归档不重要邮件或将其标记为已读——什么被认为是“不重要”取决于你。
现在有许多电子邮件应用程序可以做到这一点，所以看看你选择的平台有什么功能。例如，在 Outlook 网页版中，你可以点击齿轮图标（右上角），然后转到查看所有 Outlook 设置、电子邮件和规则。在那里，选择添加新规则，选择你要使用的标准，然后选择标记为已读作为操作。
6. 智能回复
智能回复使用 机器学习 根据传入消息的文本来建议快速回复，甚至可以 进化 以更自然地匹配你的写作风格。它们是快速处理收件箱的最快方法之一，但目前你只能在 Gmail 中找到它们。
在网页版、Android 版或 iOS 版上，都可以在 Gmail 的设置屏幕中启用和禁用智能回复。启用后，Gmail 将识别是否适合简短回复，并在消息下方提供三个快速回复选项。要使用它们，请点击你最喜欢的选项，它将出现在消息正文中，你可以在其中修改它或直接发送。
7. 智能撰写
如果你想更进一步，可以使用 智能撰写 来让 Gmail 帮助你撰写整个电子邮件。与智能回复一样，它使用人工智能，并根据人类语言的 训练模型 来建议你接下来可能想说什么。
无论是在网页版、Android 版还是 iOS 版上，你都可以在 Gmail 设置中找到启用或禁用智能撰写的切换开关。如果启用，你输入时会看到灰色的建议。按 Tab 键（在网页版上）或滑动（在移动设备上）接受建议。
8. 邮件预览
你可能会惊讶地发现，仅仅通过调整你喜欢的电子邮件应用程序的布局，就能更快地完成你的邮件工作。特别是，当你在屏幕上预览邮件时，就可以节省每天好几次额外的点击。
大多数桌面和网页客户端都允许你在邮件列表中查看邮件预览。以 Yahoo Mail 网页版为例，点击设置、更多设置和个性化收件箱。在那里，你可以打开邮件预览切换开关，并选择你希望邮件如何显示。
9. 滑动手势
如果你在手机上使用电子邮件应用程序，尝试从左侧或右侧滑动消息——大多数应用程序都允许你这样做来快速处理大量消息。你还可以自定义滑动手势的功能，通常可以选择归档、删除或标记为已读。
你可以在 Gmail 的移动平台上通过点击菜单按钮（左上角的三条线），然后转到设置和常规设置来执行此操作。然后，转到滑动手势来确定每次滑动时要执行的操作。选项从稍后处理邮件到删除邮件不等。
10. 邮件签名
无论你是否已经习惯使用邮件签名，它们都可以帮助你减少电子邮件时间。你可以使用它们来自动告知你的联系人你的可用时间，或者提醒他们你使用的是移动设备，无法撰写长篇消息。
换句话说，签名可以向你通信的人提供你本来每次都必须输入的所有有用信息。大多数电子邮件应用程序都支持签名——例如，要在 iOS 上的 Apple Mail 上设置签名，请在 iOS 设置屏幕中选择邮件，然后选择签名。
