尽管电子邮件是我们工作的主要中心，但它可能是一个真正的生产力杀手。一天中任何时候都有人需要你的关注，那个小小的未读图标会一直嘲笑你，直到你屈服并重新打开收件箱查看发生了什么。这当然会打断你实际工作的流程。
我和其他人一样，也是通知图标的奴隶。在理想的世界里，我会学会继续前进，在有其他任务的空闲时间处理电子邮件。但说起来容易做起来难。所以，我没有改变自己的行为，而是学到了一些 Gmail 的技巧，这些技巧将帮助我减少处理电子邮件的时间，增加工作的时间。
暂停您的 Gmail 收件箱，停止通知轰炸
是的，您可以关闭您的电子邮件标签页，但很可能您实际上需要访问某些工作邮件。在这种情况下，您需要一个名为 Inbox Pause 的 Gmail 插件。在浏览器中安装此扩展程序，您会在 Gmail 的左侧边栏看到一个大的 **暂停** 按钮——无论何时需要停止收件，都可以点击它。不用担心，您不会错过任何内容，而且如果您正在等待紧急事项，可以选择允许某些发件人通过。
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如果您不想为此安装第三方扩展程序，还有其他一些变通方法可能有助于解决问题。例如，如果您只需要访问旧邮件并且不想受到在线干扰，可以 离线使用 Gmail。只需点击屏幕右上角的 **齿轮图标**，然后点击 **查看所有设置**，再选择 **离线** 标签页。在那里，勾选 **启用离线邮件** 复选框，然后点击 **保存更改**。此功能即使在您完全断开网络连接的情况下也能让您查看电子邮件。（当然，前提是您的工作不需要访问互联网的其余部分）。
您还可以使用第三方电子邮件客户端（如 Thunderbird 或 Apple Mail）设置您的 Gmail 帐户。这样，您就可以随时打开应用程序并将其置于离线模式，以便在您需要一些安静的时间时，可以在使用网络的同时保持电子邮件的冻结状态。只需转到 Gmail 的 **设置**，然后进入 **转发和 POP/IMAP** 标签页，找到 **IMAP 访问**，然后勾选 **启用 IMAP** 复选框。这将允许这些桌面程序访问您的电子邮件。
稍后稍后不重要的电子邮件
尽管生产力专家的建议，我的收件箱兼作待办事项列表。（嘿，我不是唯一一个。）这对我来说很管用：未读的电子邮件会不断提醒我需要采取行动。
但并非所有这些任务都需要立即回复，而且它们未读地堆积在我的收件箱里会让我感到烦躁。此外，它们也让我难以区分其中夹杂的紧急事项。为此，Gmail 的“稍后处理”按钮已成为我的新好朋友：在桌面版上，将鼠标悬停在要处理的消息上，然后点击右侧出现的 **小闹钟图标**，或者右键单击电子邮件并选择 **稍后处理**。在移动版上，向左或向右滑动未打开的消息，具体取决于您的个人配置。
稍后处理会将电子邮件从您的收件箱中移除，直到您指定的时间——例如，明天早上您有空闲时间预约机械师。这样，您就可以保持收件箱的整洁和无压力，同时专注于处理当前最重要的事情。
安排电子邮件在最合适的时间发送
即时处理电子邮件很少能有效地利用您的时间。最好将电子邮件处理集中在几个时间段——例如，每隔几个小时一次——一次性处理完所有邮件。这样，您就不会因为一项不相关的任务而不断打断自己的工作势头。
问题是，很难为每封邮件精确地安排这些收件箱处理时间。Gmail 的 **安排** 按钮让您可以在想要的时间撰写电子邮件，并安排稍后发送——这样，它就能准确地在您期望的时间送达。
撰写完电子邮件并选择收件人后，点击 **发送** 按钮右侧的 **向下箭头**，然后点击 **安排发送**。Gmail 会为您建议三个预设时间，包括明天下午和周一上午。如果这些时间都不合适，您可以点击 **选择日期和时间**，然后使用出现的日历选择消息送达的确切时间。最后点击 **安排发送**。在 Gmail 应用中，过程相似：只需点击屏幕右上角的 **三个点**，然后选择 **安排发送**。
您的已安排邮件将保存在 Gmail 主侧边栏的 **已安排** 文件夹中。如果您需要进行更改或取消安排任何邮件，您可以在那里找到它们。
停止在打字上浪费时间
说“写电子邮件是浪费时间”听起来可能很傻，但在自动化时代，这是真的。Gmail 有许多功能可以帮助您更快地起草消息，让您有更多时间去做实际的工作。
模板早已存在，尽管它们以前被称为“固定回复”。它们允许您保存经常使用的文本块，并单击几下即可将其插入任何电子邮件中。例如，您可以使用它们输入您的地址，或者对每天收到的常见问题发送表格回复。
如果您拥有 Google Workspace 帐户（例如，通过您的雇主或教育机构），则可以通过打开新消息，键入要保存的文本，然后单击消息右下角的 **三个点** 来创建模板。在弹出的菜单中，将鼠标悬停在 **模板** 上，然后选择 **将草稿另存为模板**。然后，在回复电子邮件时，您可以转到同一个菜单来插入任何模板中的文本——您可以通过主题行识别它们。
Gmail 的智能撰写是另一项有用的功能，并且适用于所有用户。此工具会预测您即将键入的内容，并以灰色文本显示句子的其余部分。您可以按 **Tab** 键完成预测，然后继续键入。如果您禁用了此功能——我明白，它会分散注意力——您应该再给它一次机会。一旦您习惯了它，您就会惊叹于您可以多么快地浏览某些消息。如果您想完全跳过打字，您可以选择 Gmail 的回复建议之一，当您回复电子邮件时可能会看到这些建议。这些 AI 生成的选项可能就是您所需要的，您可以选择三个大致无害的短语之一，例如“听起来不错！”或“祝您周末愉快！”然后点击 **发送**。
Google 最近将其 AI 平台 Bard 集成到了 Gmail 的网页版中。如果您注册了 Google Workspace Labs，则可以启用 Duet AI——这是一个实验性的 AI 电子邮件撰写工具，您提供提示后它就会为您撰写消息。要注册，您可以访问 Google Labs 网站 并选择加入 Workspace Lab。
一旦您这样做，在撰写新的 Gmail 邮件时会出现一个彩色的导航栏——点击 **帮我写** 开始，然后写一个提示。您可以尝试任何内容，例如“为潜在客户撰写一条节日快乐的消息”，或者“一封就孩子咬了班级宠物一事向老师道歉的邮件”。点击 **创建** 查看结果。您还可以要求 Duet AI 提供第二个草稿，方法是点击 **重新创建**，或者请求更改——点击 **精炼**，然后选择 **正式化**、**详细说明** 或 **缩短**。当您看到喜欢的内容时，点击 **插入** 将消息添加到正文文本中。请记住，AI 会 进行大量的创作和事实上的自由发挥，因此在点击 **发送** 之前，您需要确保所有内容看起来都正确无误。
最后，您可以使用 Gmail 的多个签名功能，根据您发送邮件的对象在不同的签名之间切换。只需转到 **设置**，然后在 **常规** 下滚动到 **签名** 并点击 **创建新**。当您拥有所有需要的签名后，在 **撰写** 窗口中点击 **笔图标** 即可在它们之间切换。
静音分散注意力的邮件主题
我的朋友和家人喜欢发起冗长的、多人参与的电子邮件主题，分享有趣的笑话、政治辩论或其他浪费时间的废话。不幸的是，没有办法完全退出一个主题而不烦扰别人让你转到密送（BCC）。但 Gmail 提供了次优的解决方案：**静音** 功能，它可以在新邮件到达时防止该主题出现在您的收件箱中。
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要在 Gmail 中静音一个主题，只需右键单击它并选择 **静音**——就是这样。后续的邮件仍会被标记为未读，但它们会直接进入您的“所有邮件”标签页，而不会出现在收件箱中，除非您 搜索它们，否则不会被看到。这样，如果您愿意，以后可以回顾这些主题——如果它们变得相关，甚至可以取消静音。
本文已更新。最初发布于 2020 年。
