如何在 Google 表格和文档中创建快捷方式

本文已更新。最初发布于 2018 年 11 月 26 日。

除了云存储，Google Drive 还提供了一个办公套件，其中包括文字编辑器 Docs 和电子表格程序 Sheets。尽管这些 Web 应用强调速度和简洁性，但你可以通过两种工具来增强它们的功能：脚本和宏。

脚本是用JavaScript编写的简单插件，可以为应用程序提供额外功能。例如，Sheets 中的脚本可以让你自动发送发票，而 Docs 中的脚本可以快速将你的文件转换为 PDF。

宏是一种特定类型的脚本：一组你通过一次按键或单击鼠标即可全部启动的操作。一个宏集可以让你对大段文本应用相同的格式，而另一个宏可以自动复制多个电子表格行，这样你就无需手动逐行复制。一旦你了解了脚本和宏的工作原理，就可以调整它们来提高你的工作效率。

如何向 Google 应用添加脚本

如果你熟悉 JavaScript，可以编写自己的原创程序。只需打开 Docs 或 Sheets，然后转到 **扩展程序**，然后点击 **Apps Script**。一个新的标签页将打开，其中包含 Apps Script 编辑器界面。在那里，你可以创建新脚本或运行现有脚本（使用工具栏上的 **运行** 按钮）。如果你没有任何编码经验，请不要担心——你仍然可以通过导入其他人创建的脚本来利用脚本。

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开发人员为各种 Google 应用编写了插件，你可以在互联网上找到它们。有些包含完整的安装说明，而有些则要求你将几行代码复制并粘贴到脚本编辑器中。下面，我们收集了一些可能对你有用的插件。

邮件合并使用 Google Sheets 电子表格中的信息填充 Gmail 草稿。Google 会指导你完成此操作，但一旦你熟悉该过程，就可以编辑源代码以满足你的需求。例如，如果你想将信息发送给多个人或多个组，可以添加 BCC 或 CC 参数。
网站监控器创建一个给定 URL 的正常运行时间和停机时间日志，这使你可以跟踪网站的加载时间，并立即了解它何时发生故障。在这种情况下，脚本已嵌入 Google Sheet 中，因此你只需调整参数（例如要监控的 URL）然后让它运行。
SheetGo 的发票生成器将 Google Sheet 的行转换为发票。你在电子表格的单元格中填写公司名称、地址和付款金额等数据。然后脚本会将这些信息放入标准的 PDF 模板中。如果你查看代码，会发现它并不难理解——“client_name”等变量很容易理解——这意味着你可以开始修改代码行以更好地满足你的发票需求。

导入一些脚本后，你可以在 Apps Script 网页门户中进行尝试。点击任何脚本旁边的 **信息图标**（一个圆圈中的“i”）可以查看你使用它的频率。如果你决定更改它，请点击脚本本身。在修改现有脚本之前，请务必通过转到文件选项（文件名旁边的三个点）并点击 **制作副本** 来创建备份。

如果你编辑了足够的脚本，你可能会决定尝试从头开始编写一些脚本。虽然你会很快掌握基础知识，但将其转化为有用的脚本可能需要一些时间。我们建议你参考Zapier 的这篇博文，它介绍了一些概念并指导初学者完成从头开始创建脚本的过程。

通过录制宏创建你自己的快捷方式

你可以将宏视为脚本的扩展：当你录制操作以创建宏时，Google Sheets 实际上是在生成一个脚本来执行演示的任务。此脚本会生成一个迷你应用程序，为你执行重复且耗时的操作。

宏于 2018 年添加到 Sheets 中，但该功能尚未添加到 Docs 和 Slides。然而，宏早已成为 Microsoft Office 套件的一部分，包括文字编辑器 Word 和电子表格程序 Excel。在这些应用程序中，宏可以帮助你更改格式、输入数据以及执行你反复进行的任何一系列操作。

要开始在 Google Sheets 中使用宏，请在浏览器中打开一个电子表格，然后点击 **扩展程序**，然后点击 **宏**，最后点击 **录制宏**。一个新的宏弹出窗口将出现并立即开始录制。现在，按照你正常执行操作的步骤来完成你的任务。最后，点击 **保存** 来存储它，或点击 **取消** 来放弃它。

宏录制时，你会注意到屏幕上有两个选项：**使用绝对引用** 和 **使用相对引用**（弹出窗口右侧的一个向下箭头可以显示或隐藏这些选项）。

如果你选择前者，宏将每次都从电子表格中的同一位置运行；如果你选择后者，宏将从当前高亮的任何单元格运行。例如，假设你想让电子表格的顶行每次宏运行时都变成粉红色。在这种情况下，你会使用绝对引用，因为你总是希望顶行为改变颜色的行。但是，如果你想将当前选定单元格左侧的单元格变为粉红色，则需要相对引用。

保存宏后，你需要为其命名。你还可以选择为其分配键盘快捷键。此外，你可以从 **扩展程序** > **宏** 下的子菜单中运行任何宏。从那里，你还可以点击 **管理宏** 来更改已保存脚本的名称或键盘快捷键。点击 **管理宏** 后，你还可以点击宏右侧的 **三个点** 来删除它或在 Apps Script 编辑器中查看它。如果你正在学习一些编码基础知识，查看宏的代码将有助于你弄清楚哪些命令执行哪些操作。

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当你第一次尝试在 Sheets 中运行宏时，Google 会要求你授予权限。这是因为这些代码片段可能被用于恶意目的——例如删除整个电子表格中的数据。在让宏运行之前，请仔细检查它是否是你自己创建的。