本文已更新。最初发布于 2018 年 4 月 26 日。
每次您发送电子邮件或短信，甚至是在 Google 地图中查找朋友的地址 时，您都会依赖一份数字联系人列表。但仅仅因为您一直在使用它，并不意味着您就好好对待它。我们中的许多人会让旧号码、不必要的重复项和未标记的神秘地址堆积在我们偏好的任何联系人应用程序中。这使得我们在需要时更难找到所需的信息。
幸运的是，存储联系人列表的应用程序——我们主要关注 Google、Apple 和 Microsoft 的应用程序——可以帮助您清理重复项、删除信息缺失或过时的联系人，并在应用程序和设备之间同步这些更改。总的来说，为了避免您的联系人散布在太多帐户中，我们建议您选择其中一项服务作为您的主要列表，具体取决于您最依赖的应用程序和设备（重度 iPhone 用户应使用 Apple，Android 爱好者应选择 Google，依此类推）。选择平台后，使用我们即将讨论的本地工具来整理您的联系人。然后，前往本指南的最后一节，确保这些整理好的联系人会出现在您使用的所有平台上。
如何整理您的 Apple 联系人列表
任何拥有 iOS 手机和 macOS 电脑的人都应该使用 Apple 内置的“联系人”应用程序，它会在两个平台之间同步您的信息。当您使用其他类型的设备时，您仍然可以通过访问 iCloud 网站，通过网络浏览器访问您的联系人。如果您正在寻找高级的组织选项，很遗憾，您在这个应用程序中找不到它们。但是，它确实具有基本的管理工具。
在 iPhone 上，您可以通过选择一个条目并选择“编辑”来编辑一个条目。下一个屏幕允许您更改联系人的信息，或通过点击“删除联系人”来完全删除该人。要调整信息的排序和显示方式，请前往 iOS“设置”应用程序，然后从列表中选择“联系人”。例如，您可以点击“短名称”并打开“偏好昵称”开关，让 iOS 显示昵称而不是更正式的称呼。
macOS 版本具有类似选项，但它包含一个巧妙的组功能，使组织人员更容易。打开“联系人”，然后选择“文件”>“新建智能群组”。然后选择您的标准——也许您想将同一城市的人分组，或者使用“备注”字段来汇集任何带有“读书俱乐部”标签的人。要一次性向智能群组中的所有人发送电子邮件，请查看左侧导航菜单找到群组的条目，然后右键单击它。与 iOS 不同，macOS 会帮助您查找重复的联系人。选择“名片”>“查找重复项”来扫描您的联系人列表中的重叠条目。如果应用程序找到任何内容，它会询问您是否要合并它们。您也可以手动进行：点击一个联系人，按住Cmd键并点击另一个，然后选择“名片”>“合并选定的名片”。
由于 macOS 版本选项更多，我们建议您在计算机上而不是手机上管理您的联系人，然后让这些更改同步到 iOS 应用程序。但是，如果您偏爱更全面的 iPhone 选项，一些第三方应用程序提供了更高级的删除重复项工具。我们推荐 Simpler，它提供免费试用，但每年收费 10 美元才能解锁大部分功能，例如联系人备份。此应用程序可让您通过一次点击合并重复条目，删除部分联系人（例如缺少电话号码的联系人），将联系人组织到组中，等等。我们也喜欢 Delete Contacts+，它允许您一次性快速删除一批联系人，备份您的联系人，并识别信息缺失的卡片。同样，您可以享受免费试用，但要使用联系人合并功能，您需要支付一次性费用 4 美元。
如何管理您的 Google 联系人列表
如果您选择将联系人存储在 Google 中，您可以在 在线 访问它们，或者通过官方的 Android 应用程序。
在 Google 联系人的功能中，“合并和修复”可能是最有用的。要使用它，请访问 网络界面，点击左侧边栏中的“合并和修复”，然后选择一些建议。第一个也是最有用的建议是检查您想要合并的重复联系人。您可以逐个处理，或者通过点击“全部合并”一次性完成。如果您发现两个或多个需要合并但 Google 未识别的项目，您可以手动将它们合并为一个条目。转到主联系人列表（在边栏中点击“联系人”），通过选中鼠标悬停时出现的框来选择它们，然后点击顶部导航栏中的合并按钮——它看起来像一个向上倾斜的箭头。“合并和修复”还会建议其他更改，例如将您经常联系的人添加到您的列表中，或向现有条目添加更多信息。
Android 应用程序在管理您的联系人方面同样智能。点击左上角的菜单按钮（三条水平线），然后选择“合并和修复”以访问我们上面提到的所有设置。遗憾的是，您无法在移动设备上手动处理重复项，但您可以自定义联系人的排序方式。此外，Android 应用程序允许您更有效地组织您的联系人。点击您的头像，然后转到“联系人应用设置”——在“显示”和“编辑联系人”下，您可以按名字或姓氏排序联系人，或者显示或隐藏语音名称。您还可以根据您分配的标签来排序联系人。要做到这一点，点击搜索栏上的三个点，转到“自定义视图”，然后选择“自定义”。在那里，您可以将特定联系人组放在列表顶部以便于访问。
Gmail 与 Google 的联系人管理紧密相连。您已发送电子邮件但尚未添加到联系人中的人将在网上显示在网页上的“其他联系人”标题下。为了避免所有这些地址堆积，您可以更改此默认设置。转到 Gmail 网站，然后点击右侧的齿轮图标，然后点击“设置”。在那里，在“常规”选项卡下，向下滚动到“为自动完成创建联系人”，然后选择“我自行添加联系人”。如果您需要更多帮助，可以找到用于管理您的 Google 联系人的第三方应用程序。在 Android 上，Cleaner（前面提到的 Simpler 的 Android 版本）使合并联系人和查找重复项的过程更容易一些，并还提供联系人备份。与 Simpler 不同，Cleaner 对 Android 用户完全免费。我们也喜欢 Contacts Optimizer，它可以删除重复条目，查找信息缺失的条目，等等。试用是免费的，但一些更高级的功能（如合并多个联系人）需要付费 2 美元。
如何整理您的 Microsoft 联系人列表
与 Apple 和 Google 不同，Microsoft 没有流行的移动操作系统，因此您对 Microsoft 联系人所做的更改不会影响您的手机。但是，联系人会在 Windows 和 Outlook 之间同步，无论您使用后者 在线 还是作为计算机应用程序。与 Apple 一样，Microsoft 提供的自动化清理选项很少，但其基本的编辑界面易于操作。
从“人员”界面开始。在 Outlook.com 上，您可以从页面左侧的主菜单中选择它（它是一个看起来像两个人的图标）。对于任何现有条目，“编辑联系人”按钮将使您可以访问每个卡片上的所有字段。要添加或删除联系人，请使用顶部工具栏上清晰标示的“新建联系人”和“删除”选项。Outlook 应用程序（适用于 Windows 和 macOS）具有类似的选项。右键单击并选择“编辑联系人”来更改单个卡片，或使用功能区菜单顶部位于“新建联系人”、“新建联系人组”和“删除”按钮来整理您的联系人列表。
关于自动化清理选项，Microsoft 可以检测潜在的重复项供您合并，但这个过程却相当复杂。我们无法在此详细介绍，但 Microsoft 有自己的指南，应该会对您有所帮助。通过应用程序，您没有自动合并或删除重复联系人的工具，因此您必须手动进行。首先，从主列表中选择您要合并的联系人。然后点击显示在屏幕上的联系人下方的菜单按钮（三个水平点），然后选择“链接联系人”。
此外，Windows 10 还有一个内置的“人员”应用程序，您无法直接启动（截至 2021 年 1 月 29 日），但可以通过“邮件”、“日历”和其他应用程序中的“人员”图标访问。它只是另一个可以编辑您的 Microsoft 联系人列表的地方。选择任何一个条目，然后选择“编辑”进行更改，或选择“查找要合并的联系人”将其与列表中的任何其他条目合并。
这方面最好的地方在于它能够帮助您整理联系人界面。点击“人员”图标后，点击窗口顶部的三个点，然后点击“设置”。在这里，您可以选择按名字或姓氏排序联系人，并隐藏那些可能使界面混乱的联系人。要更改哪些联系人显示在屏幕上，请选择“过滤联系人列表”。这不会编辑您的联系人，但它可以隐藏，例如，没有附加电话号码的联系人，或者 Microsoft 从 Skype 拉来的联系人。事实上，Windows 会自动添加您最近与之聊天或通信的新联系人，这可能会在您的列表中添加过多的联系人条目。要禁用此设置，请关闭“自动添加您最近通信过的联系人”开关。
如何在同时使用多个联系人应用程序时保持井然有序
问题是，很少有人完全只使用 Apple、Google 或 Microsoft 生态系统。当您的联系人列表分布在多个帐户时，很难保持整洁，但它们可以通过让您在一个屏幕上显示整个通讯录来提供帮助。
例如，Apple 允许您在联系人应用程序中显示您的 Google 和 Microsoft 帐户。在 iOS 上，转到“设置”>“联系人”>“帐户”>“添加帐户”，然后点击“Google”或其他选项。在 macOS 上，打开“联系人”应用程序，然后在主导航栏中转到“联系人”>“添加帐户”，然后选择一个服务，包括 Google、Microsoft、Yahoo 和 AOL。这允许您直接从 Apple 设备访问和编辑您在不同服务上的联系人，并使更改同步到原始帐户。但是，这不会将这些联系人与您的 Apple 帐户合并，因此您最终可能会出现无法合并的重复项。此外，如果您尝试通过 iCloud 网站访问您的联系人，则只会显示 Apple 联系人。
通过 Microsoft，Windows 10 的“人员”应用程序也支持多个帐户。通过“邮件”、“日历”或其他应用程序打开它，方法是选择“人员”图标（两个剪影），然后点击窗口顶部的三个点，然后点击“设置”。接下来，点击“添加帐户”，然后选择一个选项。与 Apple 一样，新导入的联系人将与您现有的联系人一起显示，但它们不会添加到您的官方 Microsoft 联系人列表中。
另一方面，Google 不允许您管理和同步您的 Apple 或 Microsoft 联系人。但是，您可以导入这些联系人，将它们转换为 Google 联系人——但在此之后您所做的任何更改都不会同步到原始帐户。例如，要将 Apple 联系人添加到您的 Google 帐户，请访问 iCloud 联系人网站，点击左下角的齿轮图标，然后点击“全选”。再次点击齿轮图标，然后点击“导出 vCard”。这将创建一个 Google 可以导入的文件。在 Google 联系人应用程序或网站中，在主边栏中转到“导入”，选择“选择文件”，然后从您的本地文件夹中选择 vCard 文件。在导入大量联系人后，我们建议您查找并合并重复项，以防您在多个帐户中拥有同一人的信息。
在我们讨论多个帐户时，您的手机上显示如此多联系人的原因之一是，其中一些平台会自动显示来自 WhatsApp 和 Twitter 等第三方应用程序的联系人。如果您想减少占用手机空间的人数，可以隐藏来自其他应用程序的联系人。在 iOS 上，转到“设置”>“隐私”>“联系人”。在 Android 的 Google 联系人应用程序中，点击您的头像，然后点击“联系人应用设置”，然后选择“设置”>“帐户”。
没有办法立即跨所有应用程序和小工具整理您的联系人——您需要投入一些时间和精力。但是，了解这些联系人平台的工作原理将在您清理联系人列表时为您带来更流畅的体验。
