本文最初发布于 WorkingMother.com。
如何最好地查看和处理每天收到的邮件？简而言之：可能跟你现在做的方式恰恰相反。
如果你和我一样，在开始有意识地管理之前，你会登录邮箱，从最上面一封邮件开始，逐一下来。然后你可能会因为一个电话或者需要去开会而停下。当你重新登录时，你又会从头开始，但这时又收到了更多新邮件，所以你又得从头开始。这种模式可能一天会重复十次或更多次。一天结束时，你常常没有完成优先事项，也没有获得与花费时间相符的生产力。
为什么会这样？查看邮件是一项高认知功能活动。一天的开始就从事这项活动，并在全天重复进行，这会耗尽你有效处理更复杂优先事项的能力。想了解更多关于神经科学的细节，可以看看 David Rock 的著作《你的大脑在工作》。
另一方面，我也曾试图忽略我的邮件，任由它们失控一段时间。不出所料，这也不是一个好策略：我冒着错过重要事情的风险。或者我会积累大量的邮件（成千上万），以至于试图摆脱它们看起来是不可能的。
那么，你应该怎么做呢？以下是我总结的六个最佳实践。
1. 我会在打开邮件 *之前* 制定当天的优先事项，最好是在一张纸上，远离电脑。
我发现前一天晚上制定计划对我来说效果最好。我从一个列表开始，对它进行排序，然后尝试现实地评估一天内能完成多少。后者对我来说很痛苦，因为我是一个练习中的乐观主义者。我总是试图找出如何在相同的时间内完成更多的事情——但这是有限度的。
2. 早上，我会快速浏览我的邮件，看看是否有任何优先事项需要调整。
我按“发件人”排序，看看是否有来自我的经理或关键利益相关者的邮件是优先的。我也按“主题”排序，看看是否有任何紧急的事情。我根据这些新信息来修改我的优先事项。当看到可以快速回复的邮件时，我也会抓住机会回复。我还给需要处理或审查但不是即时优先的邮件做标记。
3. 我会整天带着那张纸，提醒自己当天的优先事项。
我可以根据需要添加笔记、新项目或重新排序。但它是我的未来 24 小时的路线图。在一天结束时，它也为我提供了关于我如何计划和执行的评分卡。
4. 我会在一天中安排固定的时间段来查看邮件，就像处理其他优先事项一样。
大量的研究支持这样的观点：安排固定的查看时间比不间断的查看更有效。对我来说，这有助于我集中精力，推进我的优先事项。正如一位我信任的人在我任职亚马逊早期告诉我的一样：“如果你的收件箱是你的待办事项列表，你就会失败。”每封邮件都是别人的优先事项，如果它真的是优先事项的话。
5. 在一天结束时，我会处理剩余的邮件，回复那些我标记过的邮件，或者如果需要更多时间，我会将它们添加到我的待办事项列表中。
我通常会设定一个收件箱邮件数量的目标，并努力让我的邮件数量回到这个数字。这个数字取决于我的职位和团队，并且变化很大。我知道一位亚马逊的高管，他的目标大约是 20 封——我对此深感敬佩。可以肯定的是，我的数字比这个大得多，但拥有这个目标就像设定一个理想体重。它提供了一个衡量标准，表明是我在控制邮件，还是邮件在控制我。
6. 我会在周末抽出时间来处理过去七天内的邮件。
我的日常流程并不总能让我达到目标数量，所以我的周度流程是我的第二道防线。它还让我看到了过去七天的邮件量，从而可以识别出我可能需要花费更多时间、委派或以其他方式处理的地方。
持之以恒地执行这个流程，很像努力保持健康。在不同的时期，我通常会在某些方面做得很好。当我对自己生产力不满意时，我常常发现我不再坚持一个或多个步骤了。我需要重新开始虔诚地做好所有步骤，以获得最大的益处。就像为了我的健康一样，回报，即成为最有生产力的自己，是值得的投资。
Ellenore Angelidis 是一位已婚的幸福女性，有三个孩子，年龄从大学到小学不等。作为一名职业母亲，过去十八年来积累了许多故事。这些故事从深刻到荒谬都有。步入中年，她渴望做出更大的贡献，并以同样的决心抚养孩子。她还在 balancing motherhood career 上撰写博客，并在 @ellenorea 上发推文。
