如果你拥有一台 PC，你可能认为自己不需要 Microsoft Word 技巧。毕竟，它已经存在了 40 年，其所有秘密早就应该被揭示了。我们有消息要告诉你。
无论你是经常使用 Word 还是只在需要修改简历时才打开它，你都需要深入了解其功能，而不仅仅是加粗和下划线，才能真正发挥其最大作用。幸运的是，我们已经深入研究了各种选项，并为你提炼出了一些金子般的建议。
1. 使用 lorem ipsum 工具创建假的文本块
不从事文字工作的人可能不知道，lorem ipsum 是书面文字的模拟语言。它只是无意义的文字——看起来像文字的字母块，可以帮助人们在网站、杂志、书籍或风格化文档中可视化文本的呈现效果。
[相关：使用这些在线工具成为更好的作家]
如果你更喜欢设计文档而不是写作，或者喜欢通过调整页面格式来拖延初稿的撰写，你可以在 Word 中使用 lorem ipsum。你甚至不需要打开菜单——只需在页面上输入 =Lorem()，然后按 Enter 键即可。
默认情况下，该命令会创建五段短文本。如果这对你来说不够，你可以在括号中添加数字来指定你想要的段落数量。例如，如果你想要 12 段，就输入 =Lorem(12)，然后享受你的免费文本。
2. 为你的作品添加实时时间戳
如果你有一个需要经常更新当前日期的文档模板，Word 提供了一个工具，可以让你不必一边看着屏幕角落一边小声嘀咕“今天是什么日子？”。
你可以通过转到“插入”选项卡并单击“插入日期和时间”工具来向文档添加时间戳——这是一个显示日历和时钟的小图标，位于“公式”按钮的左侧。
在弹出的窗口中，你可以从一个长列表的时间格式中进行选择，例如经典的两位数“月/日/年”，甚至包括精确到插入文档的秒数。默认情况下，此功能是静态的，除非你勾选列表下方的“自动更新”复选框。完成后，单击“确定”即可。
如果你与不同国家的人协作，或者正在使用非系统默认语言的语言，则“插入日期和时间”窗口会提供一个下拉菜单，你可以在其中更改语言和相应的日期格式选项。Microsoft 会立即显示你已添加到操作系统中的语言，因此如果你需要使用其中未列出的语言，则需要通过“设置”>“时间和语言”（Windows）或“系统设置”>“通用”>“语言和区域”（macOS）进行添加。
3. 在 Microsoft Word 中签署文档
过去，签署通过电子邮件收到的文档需要打印出来，签名，然后拍照，或者更糟糕——扫描。如今，Word 允许你使用“形状”选项绕过物理签名的过程。
转到“插入”选项卡，单击“形状”，然后选择“线条”下的波浪线。这将允许你使用光标作为笔来绘制签名，然后你可以将其移动到文档的任何位置，甚至可以随时复制/剪切并粘贴。当然，用鼠标绘制签名并非最容易或最舒适的任务，但稍加练习就会容易一些。
另一方面，如果你正在签署一份重要的文件，无法忍受看到自己颤抖的签名永久地留在那里，还有另一个选择。如果你是 Office 365 订阅用户并且拥有 PC，可以使用触控板来签署。转到“绘图”选项卡，然后打开“使用触控板绘图”上方的切换开关。Word 会在屏幕上显示一个矩形区域——用手指在触控板上滑动即可绘制。你不需要按压，只需滑动数字即可。用两根手指移动区域到屏幕上的另一个位置（如果你需要勾选一个框，这会很有用），完成后按任意键。你的涂鸦将像对象一样，你可以调整其大小并复制/剪切粘贴到文档中。
转到“绘图”选项卡，然后打开“使用触控板绘图”上方的切换开关。Word 会在屏幕上显示一个矩形区域——用手指在触控板上滑动即可绘制。你不需要按压，只需滑动数字即可。用两根手指移动区域到屏幕上的另一个位置（如果你需要勾选一个框，这会很有用），完成后按任意键。你的涂鸦将像对象一样，你可以调整其大小并复制/剪切粘贴到文档中。
4. 使用 Microsoft 的专注模式消除干扰
Word（或任何文本处理器）无法为你做的一件事就是真正写出你需要写的内容。你可以在其他地方找到灵感，但归根结底，你的文字必须是你自己的。听起来很简单，但实际上并不容易。
通过 Microsoft 的专注模式来避免分心，帮助自己。此功能会将你的文档设置为全屏，背景为黑色，因此除了输入文字，你什么也做不了。默认视图甚至不会显示主导航栏或你习惯的带有所有选项的功能区。但它们仍然在那里——只需将指针移到屏幕顶部，选项就会向下滚动。哦，而且整个界面是单色的，所以你不会被任何漂亮的颜色分心。
要激活专注模式，请转到“视图”并选择“专注”。你可以随时通过按 Esc 键退出该功能。
5. 让 Word 通过可读性分数评估你的写作
正如我们所说，Word 无法为你创作文章，但它可以是一个有用的编辑器。该程序可以评估你的写作，并告诉你需要在何处改进，以便你的文本适合你的受众。
在页面上有文字后，转到“工具”>“拼写和语法”，然后选择“编辑器”。屏幕右侧会显示一个侧边栏，其中包含你的写作总体得分以及三个可改进的方面：**拼写**、**语法**和**简洁性**。单击其中每一项以查看 Word 的建议。请记住，这只是一个程序，因此有些建议对你完全没有意义是完全可能的。如果那样，你可以选择忽略它们。
侧边栏底部是神奇之处：单击“文档统计信息”，几秒钟后，你将看到一个包含文档详细信息的窗口，例如字数、句子数以及平均每词字符数。
但真正有趣的部分在“可读性”下。在这里，Word 将根据 Flesch 阅读易度分数和 Flesch-Kincaid 年级水平指数显示你的文本得分。分别来说，这些系统旨在确定文档的易读性，以及你的受众需要具备什么样的学校年级阅读水平才能完全轻松地理解它。
就阅读易度分数而言，数字越高，越容易理解。通常，你希望你写的内容在 70 到 80 之间，这意味着普通成年人可以相对容易地理解。而 Flesch-Kincaid 指数则使用美国教育系统的年级水平作为参数，可以帮助你评估你的文本是否适合你的受众——例如，如果你是在学术会议上发言，高分就不是问题。
从页面顶部到上面的段落，Word 表示这篇文章的可读性得分为 65，这并不理想，但这正是我们仍然需要人类编辑的原因。（如果你好奇的话，在我编辑处理后得分有所提高。）
6. 一键选择整个句子
说到编辑，在 Word 中写作时，选择文本是移动句子并删除不必要内容的好方法。
你可能习惯使用 **Shift + 方向键** 来逐个字符地选择文本，以及 **Shift + Option + 方向键** (Mac) 或 **Shift + Control + 方向键** (Windows) 来逐字选择。如果你是个粗心的编辑，你可能会三重单击一个段落来选择并删除整个段落。但 Word 还提供了另一种选择：一键选择单个句子。诀窍是按住 **Command** (Mac) 或 **Control** (Windows) 键同时单击。
7. 在热门编辑点之间跳转
一个更冷门但仍有用的技巧是使用键盘快捷键在编辑之间跳转。按 **Shift + F5**，Microsoft 会带你回到你上次编辑文本的位置。再按一次，你就会回到再之前的位置。
请注意，如果你的笔记本电脑或键盘使用 F 键行执行其他功能（例如静音电脑或调整屏幕亮度），你可能需要在快捷方式前加上 **Function** 或 **Fn** 键。这将告诉你的计算机你正在使用 F5 作为 F5，而无意调整键盘背光等。
这对于你正在修改一篇特别长的文档，或者处于编辑的最后阶段，并且更改稀少且相距甚远的情况来说，非常有用。
8. 查找和替换不可见字符
如果你曾经在处理格式复杂的文档时遇到困难，或者想知道为什么按 Enter 键不能得到正确的间距，你可能遇到了隐藏的或不可见的字符。
你看，文档中的大多数东西都有一个字符，甚至是段落之间的空格。如果你需要查看你正在处理的内容，可以要求 Microsoft 显示它们，方法是按 **Command + 8** (Mac) 或 **Ctrl + Shift + 8** (Windows)。这样做时，你会看到一堆用不同颜色显示的新字符。一些最常见的字符是单词之间的悬空点，它代表一个空格，以及一个朝左的“P”，表示一个单段落中断。
你可能不会在简单文档中使用此快捷方式，但如果你使用了 Word 或在线找到的模板，它可能会帮助你了解文件开始出现故障时出了什么问题。
9. 使用密码保护你的文档
并非你写的所有东西都适合所有人阅读。如果你想确保即使是最爱窥探的间谍也无法阅读你正在处理的内容，你可以使用密码来保护 Word 文档。
根据你使用的 Word 版本，你可能可以通过单击“文件”>“信息”>“保护文档”找到此选项。随后的菜单将列出你可以执行的操作，例如限制编辑或仅允许特定人员访问文件。但如果你想采取更安全的方法，请选择“用密码加密”并按照说明进行操作。
[相关：别再选择弱密码了]
在 2023 年版本的 Word 中，你可以在“审阅”选项卡下找到“保护文档”选项。下一个窗口会显示你可以执行的多种操作，从设置访问文档的密码，到要求凭据才能执行特定操作，如查看注释、编辑或跟踪更改。输入你的密码（记住它或将其保存在安全的地方），然后单击“确定”完成。
10. 精准对齐所有对象
在向文档插入对象方面，Word 给了你很大的自由。你可以嵌入图片、视频、GIF 和涂鸦，并将它们随意移动。
但是，如此大的自由有时会让你难以判断你在年度报告中添加的图表是否真正对齐。而你投入了大量时间工作，不应让一张图片毁掉你的一天。
为确保一切都在应有的位置，请使用网格。在“布局”选项卡下，单击“对齐”，然后从下拉菜单中选择“显示网格线”。此选项将立即在页面工作区域叠加一个网格，你可以将其用作参考，以确切了解对象的位置或确保它们的大小相同。在“对齐”菜单中，你还可以单击“网格设置”来定制选项，例如对象将吸附到页面的哪个区域或网格的大小。完成后，单击“确定”以保存你的设置。
