如何使用 Google Docs 模板提高您的生产力

模板可以几乎即时地提高您的工作效率。
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让您的在线文档有一个最好的开始。图片:DepositPhotos

Google Docs、Google Sheets 或 Google Slides 中,一个全新的空白页面可能会让人望而生畏。从哪里开始?要写些什么?让您的下一个项目开始动起来的一个方法是加载 Docs、Sheets 和 Slides 中提供的数十种文件模板之一。

它们不仅能为您的工作提供一个坚实的基础,还能让您更好地了解这些在线办公工具的功能。您可能会遇到您从未了解过的文档类型或布局功能。

模板在 Google Docs、Google Sheets 和 Google Slides 中均可使用(并且刚刚添加了许多新模板),但在这里我们将重点关注 Google Docs——在其他网络应用中查找和设置模板的方法也非常相似。

开始使用模板

template options in google docs
模板按部分划分,方便参考。截图:Google

Google 的话来说,“模板可以帮助用户节省时间,因为他们不必从头开始创建文档,可以创建更统一、高质量、视觉吸引力强的文档,并使他们能够通过日常流程中的最新 Docs 功能提高工作效率。” 开始使用非常简单。

有几种不同的方法可以创建模板。如果您在网络上的 Google Drive 中,可以点击 **新建 > Google Docs > 从模板创建**,这将弹出模板选择器。您也可以访问专用的 Google Docs 门户页面,模板会显示在您最近的文档上方(点击 **模板库** 可查看更多)。

模板按信函、简历和新闻通讯等部分划分,便于查找合适的内容——当然,没有什么能阻止您打开一个为特定目的创建的模板,然后将其用于其他用途。模板的每个部分都可以像普通文档一样进行编辑。

除了每个模板的缩略图和描述之外,您无法在打开并查看之前预览模板的外观(您随时可以稍后删除该文档)。请注意,某些模板包含多种页面设计,因此请向下滚动以查看所有提供的内容。

当您找到觉得看起来不错的内容后,点击模板文档以创建文档缩略图。您将在 Google Drive 中获得一个基于该模板的新文档,并附带一个通用标题。您之后所做的任何更改都会保存到新文档中——您不会覆盖原始模板。

修改模板

newsletter template in google doc
您可以修改模板上的任何内容。截图:Google

模板的每个部分都可以编辑,因此您可以自由地保留模板的全部或部分内容:您可以调整字体样式和大小、图片位置、段落间距以及在普通文档中可以更改的所有其他内容。您不会发现任何因为您使用的是模板而无法更改或固定的内容。

例如,如果模板中有图像,请点击它以在下方显示一些对齐和文本环绕选项。在弹出的相同小工具栏上,点击三个点,然后点击 **所有图像选项**,以查看图像的所有属性,并在需要时进行更改。例如,您可以旋转或重新着色。

您可以通过选择模板中的任何文本来替换它,然后键入新文本——如果您选择了正确的选择参数,格式应会保留。如果您犯了错误,可以使用工具栏上的撤销箭头按钮(或在 Windows 上按 **Ctrl+Z**,在 macOS 上按 **Cmd+Z**)。另一个选择当然是再次打开同一个模板,然后从头开始。

可以将模板视为为您文档的其余部分提供了一个坚实的基础,并节省了一些格式和布局方面的时间——尽管它们不会为您做所有事情。您仍然有充足的机会在各种文档属性上打上自己的风格,并根据您的需求进行调整。

您实际上可以将您的任何文档用作模板,尽管它们没有被正式标记为此类——这意味着您可以使用您已有的内容作为创建新文件的基础(例如,您可以创建一个自定义的公司销售报告模板)。打开您想要在此基础上创建的现有文档,然后选择 **文件 > 制作副本**。

 

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