只要我拥有 Gmail 收件箱，我一直将其用作待办事项列表，并嘲笑那些说这是个坏主意的人。但是，虽然每天处理一两条消息很容易，但随着我职业生涯的发展，收到更多消息，并且发现自己要承担更长期的责任，我开始感到力不从心。是时候放弃了吗？绝不。一定有解决办法。
确实有：Google Tasks。尽管此工具自 2008 年起就已存在，但很容易被忽视。即使您点击浏览器中 Gmail 收件箱顶部的 Google 应用图标（一个 3x3 网格）时，它也不会出现。尽管缺乏宣传，Tasks 还是很快成为我管理PopSci DIY 版块不可或缺的工具。
如何将电子邮件移至 Google Tasks
我的收件箱待办事项列表最大的问题之一是，几乎不可能记住每条消息对我意味着什么。即使我用彩色星标标记了它们，我仍然需要向下滚动列表，主动提醒自己每个星标的含义以及每条消息需要采取的具体行动。现在，我只需单击或点按一下即可将重要邮件线程发送到 Tasks。
在浏览器中选择或打开任何电子邮件，您将在屏幕顶部的选项中看到添加到任务图标，这些选项允许您删除邮件或将其标记为未读。它看起来像一个带有复选标记和一个小加号的圆圈。单击它，您的邮件线程（或多个邮件线程）将移至屏幕右侧显示的“任务”列表中。我喜欢在工作时保持此列表打开，但如果您关闭它，只需单击右侧的Tasks 按钮（一个带有风格化的黄色和白色复选标记的蓝色圆圈）。
在 Gmail 应用中，您会在屏幕右上角的三个点下方找到添加到 Tasks。您还需要使用 Android 内置的任务应用，或作为 iOS 的免费下载，以便在手机上使用此实用程序。
如何编辑 Google Tasks
不过，您还没有完成。除非您喜欢具有与电子邮件主题行重复的任务，否则您应该单击任务本身并将其重命名为您会记住的内容。例如，我不可能记住我保存名为“Re: Fwd: Fwd: Re: June pitches for PopSci DIY & May invoice + receipts for projects 1 & 2”的任务的原因。不，它将被保存为“评估 Andy 的投稿”。
在浏览器或应用中选择任务还会为您提供其他编辑选项。您可以选择截止日期和时间，以及决定它是否为重复任务，该任务会以设定的天数、周数、月数或年数重复。但是，您无法创建不规则的重复项，因此如果您有每星期一和星期五重复的任务（例如，员工会议），则必须创建单独的任务。要包含更多信息，请更改详细信息字段以添加任何注释。
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无论您做什么，任务都会通过一个包含主题行和信封图标的椭圆形按钮与原始电子邮件线程保持关联。单击此按钮，相关的邮件将在您的收件箱中打开。
不过，要警告一下：我建议仅对您对下一步负责的电子邮件使用 Tasks。如果您有很多任务，并给自己设置了一个提醒，“如果 Jess 一周内没有回复，请跟进”，那么线程本身没有任何内容可以表明您何时将其链接到任务。如果 Jess 回复了，并且您没有跟进，邮件线程继续进行，您可能会迷失方向，最终发送不必要的跟进电子邮件。
如何组织您的 Google Tasks 列表
除非您自定义了 Tasks，否则每个新条目都会出现在列表的顶部，无论您是直接从电子邮件、Tasks 列表上的添加任务按钮，还是 Tasks 应用中的加号按钮添加。Google 将此组织方案称为我的顺序，它允许您通过选择每个任务，单击其左侧的六个点，然后将其拖动到您想要的位置来移动列表中的每个任务。在应用中，按住任务，然后拖动它。如果您喜欢按重要性排序任务，此策略会很有用。
另一个选项是单击主菜单按钮（浏览器中“添加任务”旁边的三个垂直点，或 Tasks 移动应用右下角旁边的三个水平点），然后在排序方式下选择日期。当您为任务分配日期或时间时，最近的截止日期将出现在列表的顶部，而没有日期的任何内容将移至底部，包括新任务。
您还可以通过单击三个垂直点，然后在浏览器中选择某个任务旁边的添加子任务来创建子任务。在移动应用中，打开一个任务，然后点按添加子任务。该应用还允许您按住并拖动项目到其他项目下方，然后缩进以创建子任务。如果邮件线程要求您执行多项操作，这将非常有用，但根据我的经验，它在应用中效果更好。
如果您有很多任务，可以通过创建多个列表来进一步组织它们。只需在浏览器中 Tasks 边栏顶部的下拉菜单，或应用左下角的三个水平线，然后单击创建新列表。您可以随时通过转到主菜单并选择重命名列表来重命名任何列表。例如，使用此功能来区分需要在家里或工作中完成的事情，或与不同项目相关的任务列表。
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当您完成待办事项时，通过单击每个任务左侧的圆圈将其标记为完成，完成的项目将填充您列表底部的已完成任务列表。您可以通过单击“已完成”来查看它们，或者通过点按复选标记将其标记为未完成来将其返回到您的列表中。通过转到主菜单并选择删除所有已完成的任务来清除整个堆积。
高级 Google Tasks 技巧
当您越来越习惯 Tasks 时，您可能会想更深入地研究。键盘快捷键是提高待办事项效率的一种方式。Google 在浏览器中的主菜单按钮下提供了这些快捷键列表，但您可以通过在 Windows 上按Ctrl + / 或在 Mac 上按Cmd + / 来更快地访问它。
我将在下面列出一些很好的待办事项列表快捷键，不过
- 将任务标记为完成或未完成：空格键
- 进入编辑模式：Enter
- 退出编辑模式：Esc
- 删除任务：Backspace
如果您的列表在 Gmail 中变得难以处理，您也可以做得更大。TasksBoard 是一个 Google Tasks 的桌面应用程序，它允许您在一个大面板上管理您的列表，同时与他人共享它们并将它们导出到 Google 表格（除其他功能外）。
还有一个名为 Full Screen for Google Tasks 的 Google Chrome 扩展程序，它可以在新的浏览器标签页或窗口中像桌面应用程序一样工作。但是，如果您和我一样，您可能会对 Gmail 收件箱中简单的 Tasks 边栏感到满意，至少现在是这样。
