3 个电子表格技巧，让新手感觉像专业人士

让我们齐心协力面对它：电子表格可能令人望而生畏。当然，添加边框和将单元格涂成不同颜色很容易，你甚至可能知道如何使用 SUM 和 AVG 等基本函数。太棒了。

但现实是，要想释放 Microsoft Excel 或 Google Sheets 等平台的真正威力，你必须真正了解你在做什么。这条路漫长，持续的更新会要求你跟上新工具和新功能。

不过，每个人都有个起点，所以这里有三个基础的电子表格技巧，适合新手，无论你偏爱微软的套件还是谷歌的协作性。

我应该使用 Excel 还是 Google Sheets？

如果你曾在 TikTok 上迷失过，你可能已经看到过 Miss Excel——真名 Kat Norton——在她面前跳舞，在一个 Excel 电子表格前，教用户如何在跳着 Vanilla Ice 的“Ice Ice Baby”的舞步时冻结列。即使你从未关心过 TikTok，也要知道她的电子表格技能非常强大。

“我看到人们最大的问题就是不知所措，”Norton 在谈到教观众如何充分利用电子表格的力量时说。“那就是我尝试介入并教人们 Excel 是一个帮助你的工具。”

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如果你是初学者，并且无法访问 Microsoft Office，Google Sheets 是一个完全可以替代的选择。两者都是相似的平台，Norton 说选择主要取决于偏好和可用性。但如果你处理大量数据，Miss Excel 有一个毫不意外的偏好：“Excel 在数据分析方面要强大得多。”

如何使用 VLOOKUP

Norton 说 VLOOKUP 是你会在电子表格程序中找到的最常见也是最有用的函数之一。它通过使用一个参考来帮助你在一个列中查找某个内容——把它想象成一个强化版的查找快捷方式（Ctrl/Cmd + F）。例如，如果你有一个工作表，其中包含姓名、电话号码、地址、邮政编码、城市和电子邮件等分开的列，你可以使用此函数通过使用某人的姓名作为参考来快速找到有关该人的特定信息。

要使用它，请在要显示结果的单元格中输入函数 **=VLOOKUP**。看起来是这样的：

=VLOOKUP(search_key, range, index, [is_sorted])

在 Excel 和 Google Sheets 中，你都会看到平台为获得结果所需的参数或参数。在这种情况下，有四个：

Search_key

这是你的参考。在这里，你可以使用单元格的值（其中的数字）、该单元格中的文本字符串（在函数中始终需要将其放在引号内），或者单元格编号（参考所在的列的字母，后跟行号）。在这个例子中，它将是你要查找的信息人员的姓名——“jane smith”。

续航里程

这是 VLOOKUP 将搜索的单元格组。它必须包含 search_key（姓名列）所在的列以及可能包含结果的任何列。你可以通过用鼠标或触控板突出显示列来添加此参数，或者通过指定该选择的左上角单元格和右下角单元格的编号，并在它们之间用冒号分隔。如果你的范围包括前三列的前 20 行，那么你的范围将是 A1:C20。

Index

这是结果所在列的编号。在 Excel 和 Google Sheets 中，列由字母标识，但在这种情况下，该字母被转换为数字，其中 A 是 1，B 是 2，依此类推。

(Optional) is_sorted

这是最简单的参数，你只有两个选项：TRUE 或 FALSE。在 Google Sheets 中，后者是默认值，这意味着平台将搜索你输入的 search_key 的精确匹配。如果你使用 TRUE，平台还将提供来自相似 search_key 的结果。当你有一个地址簿，其中可能有多条每人条目，并且有可能其中一些拼写不同时，例如“Jayne Smith”或“Jane Smit”，这会派上用场。

专业提示：括号中的所有参数都是可选的。这意味着你可以将这些字段留空，函数仍然会显示结果。
注意：此工具的一个主要限制是，你无法查找 search_key 左侧的任何内容。这意味着如果你的 search_key 在 D 列（或第 4 列），你的 index 不能是 2 或 3。

填写完所有参数后，关闭括号并按回车键以显示结果。瞧！你刚刚使用了 =VLOOKUP 函数。

如何复制和粘贴选定的列

如果你有一个包含许多列的大型电子表格，你可能只想选择一定数量的列并将它们粘贴到一个工作表中，以便更容易阅读。你可以采取缓慢的方式：选择并复制每一列，转到新工作表，粘贴复制的数据，然后重复此过程几次，直到你获得所有需要的信息。你也可以采取快速的方式。

首先隐藏你不想粘贴的列。在 Google Sheets 中，你可以右键单击每一列并选择 **Hide column**（隐藏列）。在 Excel 中，你可以做同样的事情，或者通过按住 Ctrl（PC）或 Command（Mac）键单击你想要隐藏的列，然后按快捷键 **Ctrl + 0**。

在此之后，你将看到要粘贴的数据。尝试复制它会发生什么取决于你使用的平台。在 Google Sheets 中，你可以将表格复制并粘贴到一个新的工作表中，它会按原样传输——隐藏的列也包含在内，但仍然是隐藏的。但在 Excel 中，你将看到程序会复制并显示隐藏的列——因为即使你看不到它们，它们仍然存在。

为防止这种情况，请选择表格，导航到 Excel 的“开始”菜单，转到 **查找和选择**，然后选择 **定位特殊**。在出现的弹出窗口中，选中 **仅可见单元格** 旁边的圆圈，然后单击 **确定**。现在你可以复制不包含隐藏列的表格，并将其粘贴到任何你想要的地方。

如何将短语拆分到单个单元格中

如果你曾经必须整理过联系人表，你可能为姓名头疼过。将名字和姓氏放在不同的列中，可以更容易地按字母顺序对联系人进行排序。但如果你处理的是一个已经包含许多带有个人全名的单元格的文件，你很可能认为复制和粘贴每一个都是唯一的选择。事实并非如此。

在 Excel 中，在包含全名的列的右侧插入一个列——这将是姓氏所在的位置。然后，选择全名列，在 **数据** 菜单中，单击 **分列**。在弹出窗口中，选择 **分隔符号**，然后单击 **下一步**。选择你将用作要拆分词语的分隔符：空格、逗号或分号。只需选择你想要的那个旁边的框。如果你想要的字符不在列表中，请选择 **其他** 旁边的圆圈，并在旁边的字段中复制该字符。单击 **完成**，享受你整洁有序的联系人列表。

在 Google Sheets 中更容易。选择包含要拆分文本的列，然后转到 **数据**，然后选择 **将文本拆分到列**。会弹出一个很小的窗口，询问平台应该使用什么作为分隔符——你可以通过选择 **自动检测** 来利用 Google 的计算能力，或者你可以像在 Excel 中一样，从菜单中选择一个分隔符，或者输入一个自定义的分隔符。选择后，电子表格将自动适应新列，你的文本将被拆分到不同的列中。