本文已更新。原发布于 2017 年 5 月 9 日。
当Google Docs十多年前首次出现时，在浏览器中运行软件的想法是新奇而罕见的。自那时以来，Google Drive不断发展壮大，如今已有数百万人依赖它提供的免费文字处理、电子表格和演示文稿工具。
但仅仅因为你使用Google Drive，并不意味着你已经充分发挥了它的潜力。当你深入探索时，这个套件会提供意想不到的强大功能。
8个Google Drive技巧
1. 离线工作
Google Drive的离线模式允许你在没有互联网连接的情况下在浏览器中创建和编辑文件。一旦你重新连接到网络，它就会同步你的更改。要进行设置，请点击Google Drive中的齿轮图标，选择设置，然后勾选离线旁边的框。
2. 复制格式
Docs、Sheets和Slides中最有用的工具之一是工具栏上的一个小的油漆滚筒图标，称为“格式刷”。它允许你粘贴文本格式（而不是文本本身）。要使用它，请选择一些文本，点击格式刷图标，然后选择你想要重新格式化的文本。Google会自动将格式设置为匹配。
3. 在图片和PDF中搜索
你可能没有意识到，Google Drive会扫描你上传的所有图片和PDF。这使得其中的文本可以被搜索。试着搜索一个你知道存在于图片或PDF中的短语。这个功能还不完美——例如，不要尝试搜索手写的短语——但它仍然很有用。
[相关：轻松将PDF转换为手机上的图片]
4. 在多台电脑上同步文件
你可以下载Windows和macOS的Google Drive客户端，它们可以在电脑之间同步你的文件——包括你在Google Drive中创建的文件和你本地驱动器上的文件。桌面客户端会在电脑上创建一个Google Drive文件夹。将任何文件放入该文件夹，文件就会上传到网络，并与你其他设备上的Google Drive文件夹同步。只是不要试图上传你拥有的所有东西——Google Drive有存储限制（见本列表第7条）。
5. 在评论中标记人员
Google Drive非常适合与其他人在文档（以及电子表格和演示文稿）上协同工作。如果你需要引起合作者的注意，可以在评论中做到：只需键入“@”或“+”符号，然后开始输入联系人的姓名。从弹出的列表中选择正确的条目。
6. 恢复到旧版本
如果你需要撤销一些错误，或者只是怀念过去，你可以访问你正在编辑的文档、电子表格或演示文稿的旧版本。在任何一个平台上，打开文件菜单，点击版本历史记录，你就可以预览或回滚到文档的先前版本。你也可以通过点击“可访问性”选项卡右侧的上次编辑链接直接进入文档的历史记录。
7. 查看最大的文件
那些为Google支付额外存储空间的人可能想知道是什么占用了大部分空间。如果你快用完了空间，你可能想知道是什么占用了你所有的空间。要找出答案，将光标悬停在Google Drive屏幕左侧的存储配额框上，然后点击它，就可以看到最大的文件列表。
8. 流式传输视频
如果你以流行的格式（如MP4）将视频剪辑上传到Google Drive，你可以像YouTube一样直接从云端流式传输它们，无需任何特殊设置或编辑。这是你在离家时携带电影收藏的一种方式。
4个Google Docs技巧
9. 添加专用链接
嵌入在文档中的超链接不一定指向网站——你可以轻松创建跳转到Google Docs中其他文件的链接。通过点击工具栏上的链接图标打开链接对话框，然后搜索你想要链接到的文件的标题。
10. 导入新字体
当你想为你的文档增添一些特色时，可以导入一两个额外的字体。打开工具栏上的字体下拉菜单，选择更多字体，你就可以访问从Google Fonts系列中拉取的数千种选择。
11. 听写文档
如果你想让辛勤工作的打字手指休息一下，可以在Google Docs中开启听写功能。打开工具菜单，点击语音输入，点击麦克风，然后开始说话。如果软件打错了字，没关系——在听写工具打开时，你仍然可以使用键盘进行编辑。
12. 将单词添加到词典
默认情况下，拼写错误的单词在Google Docs中会被划下划线，如果你使用大量自定义术语和俚语，这可能会很烦人。要将一个词添加到词典，请右键单击它，然后选择添加到词典[单词]。如果你想查看已添加到Google Docs数据库的单词和术语，可以在工具、拼写和语法、然后个人词典下找到。
4个Google Sheets技巧
13. 快速填充单元格系列
要用一个系列（如星期几或数字）填充长列或行单元格，请突出显示系列中的第一个单元格或单元格，然后单击右下角的小蓝色方块。当鼠标悬停在这个“柄”上时，光标应该看起来像一个小加号。向下或向右拖动，如果应用程序能够理解系列的运作方式，它就会将其扩展到你突出显示的方块。
14. 即时查看计算
在Google Sheets中处理电子表格时，请注意当您选择一组单元格时，右下角会出现一个小摘要框。默认情况下，您将看到内容的总和，但如果单击它，您还将看到其他有用的统计数据，如单元格的平均值、最大值和最小值。
15. 从模板开始
Docs和Slides也提供模板，但在Google Sheets中尤其有用。这些蓝图可以让你在财务、年度报告或你正在构建的任何东西上有一个好的开始。请访问在线的Google Sheets主页，查看可用的模板。
16. 添加图片
用一两张图片来活跃你的电子表格。它们可以悬浮在文档之上（点击插入，然后点击图片），或者被锁定在特定的单元格内。对于后者，在单元格中输入=IMAGE(URL)，将“URL”替换为网络上的图片链接。
4个Google Slides技巧
17. 批量编辑
想一次性对多个幻灯片进行相同的更改？演示文稿的主幻灯片是你的好帮手。打开幻灯片菜单，点击编辑主题，你就可以修改幻灯片模板的布局，从标题幻灯片到显示项目符号列表的幻灯片。
[相关：使用脚本和宏提高Google Docs和Sheets的工作效率]
18. 选择合适的图片
如果你要将图片放入演示文稿，你希望它与现有的配色方案相匹配。Google Slides可以帮助你。选择插入，然后选择图片，如果你在菜单上选择搜索网络选项并输入一些关键词，你就可以选择一张具有理想主色调的照片。
19. 将演示文稿投射到Chromecast
很有可能，如果你正在构建一个Google Slides演示文稿，你就打算与观众分享。如果你点击Google Sheets网页版右上角的幻灯片放映下拉菜单，你就会看到在另一屏幕上演示的选项。使用这个选项可以将幻灯片发送到附近的Chromecast，甚至苹果的AirPlay接收器。
20. 在线嵌入演示文稿
将演示文稿发送到更广阔世界的另一种方式是将其嵌入到网页中。点击文件，然后点击发布到网络，你可以公开发布演示文稿并附带自己的URL，或者获取你需要将其嵌入到其他地方的HTML代码。你还可以调整设置，以确定幻灯片的尺寸，并使演示文稿在播放器加载后立即开始，并在结束后立即重播。
